Kasos sistemų analizė restoranų ir kavinių naujokams: pasirinkimas ir svarbiausi aspektai
Kasos sistemų analizė restoranų ir kavinių naujokams: pasirinkimas ir svarbiausi aspektai
Restorano ar kavinės atidarymas prasideda nuo išsamios analizės, kurioje būtina ne tik pasirinkti tinkamą lokaciją, bet ir apgalvoti priemones, kurios užtikrins efektyvų aptarnavimą bei prekybos procesus. Viena iš svarbiausių šių priemonių yra kasos sistemos. Kasos sistemų funkcionalumas ir greitas veikimas yra esminiai aspektai, todėl nusprendžiau pasidalinti savo analize, kurią atlikau rinkdama kasos sistemas naujai atidaromai kavinei Vilniuje. Ši analizė bus naudinga tiems, kurie tik pradeda savo kelionę restoranų ir kavinių rinkoje.
Kasos sistemos funkcionalumas: ko ieškojome?
Kasos sistemos turi platų funkcionalumą, kuris padeda efektyviau valdyti pardavimus, atsargas ir finansus. Aš ieškojau šių pagrindinių funkcijų:
Pardavimo apdorojimas
Mokėjimų priėmimas: Sistemos turi leisti priimti įvairius mokėjimo būdus – grynuosius pinigus, kreditines ir debetines korteles bei mobiliuosius pinigų pervedimo įrankius.
Pardavimų fiksavimas: Sistema turi automatiškai registruoti kiekvieną pardavimą, įskaitant prekių pavadinimus, kainas ir kiekius.
Atsargų valdymas
Atsargų stebėjimas: Reikalinga funkcija, leidžianti sistemai automatiškai stebėti prekių kiekį ir likučius. Taip pat matyti perteklius ir trūkumus.
Ataskaitų generavimas
Pardavimų ataskaitos: Sistema turi generuoti ataskaitas apie pardavimų tendencijas, pelningumą ir kitus svarbius rodiklius.
Finansinės ataskaitos: Finansinių ataskaitų generavimas leidžia geriau suprasti įmonės finansinę padėtį, apžvelgiant pajamas, išlaidas ir pelną.
Klientų valdymas
Lojalumo programos: Galimybė kurti ir valdyti lojalumo programas, kurios skatintų klientus grįžti ir pirkti dažniau.
Klientų duomenų bazė: Sistema turi saugoti klientų kontaktus ir pirkimo istoriją, kad būtų galima teikti personalizuotas paslaugas ir pasiūlymus.
Personalizacija ir vartotojo sąsaja
Vartotojo sąsaja: Modernios kasos sistemos turi lengvai naudojamas sąsajas, kurios padeda darbuotojams greitai išmokti sistemą ir dirbti efektyviai.
Pridėtiniai moduliai: Galimybė pritaikyti sistemą pagal specifinius verslo poreikius, pridedant papildomus modulius, pavyzdžiui, rezervacijų valdymą ar užsakymus per kitas platformas.
Saugumas ir atitikimas
Duomenų saugumas: Sistemos turi užtikrinti, kad visi finansiniai duomenys būtų saugūs, o prieiga prie jų – ribojama tik autorizuotiems vartotojams.
Atitikimas teisės aktams: Kasos sistemos turi atitikti vietinius ir tarptautinius teisės aktus, susijusius su finansinėmis operacijomis ir duomenų apsauga.
Debesų sprendimai
Nuotolinė prieiga: Debesų technologijos leidžia verslo savininkams stebėti pardavimus ir atsargų būklę iš bet kurios vietos.
Automatiniai atnaujinimai: Debesų sprendimai užtikrina, kad verslas visada turėtų prieigą prie naujausių funkcijų ir saugumo atnaujinimų.
Šios funkcijos kartu sudaro visapusišką kasos sistemos sprendimą, padedantį valdyti verslo finansus ir užtikrinti geresnę klientų patirtį.
Tyrimo eiga ir mano patirtis
Savo ilgametėje patirtyje esu dirbusi su įvairiais kasos sistemų tiekėjais, tačiau šiai analizei nusprendžiau pasirinkti objektyvų požiūrį ir peržvelgti kiekvieną tiekėją be išankstinių nusistatymų. Po pradinės paieškos atradau keletą populiarių tiekėjų, kurie buvo žinomi restoranų ir kavinių rinkoje:
Straujos, Syrve Basic ir Syrve Cloud PRO – Programinė įranga su pažangiomis debesų technologijomis.
Atsiliepimai: Labai patogus valdymas tiek kasos tiek sandėlio. Greita reakcija sprendžiant susidariusias problemas. Puikus kainos ir kokybės santykis.
Possistema, Čekis – Restoranų ir kavinių programinė įranga, dažnai siūlanti mažiausią kainą, bet iš asmeninės patirties ir prastesnį aptarnavimą ir funkcionalumą.
Atsiliepimai: Žemiausios kainos tiekėjai, tačiau labai stringa komunikacija ir susidariusių problemų sprendimas. Žema kaina, bet viskas papildomai kainuoja ir dažnai stringa komunikacija.
nSoft, nPoint – Kasos sistema su įvairesniais modulių pasirinkimais, lanksti kainų politika ir labai greitas naujovių diegimas.
Atsiliepimai: Lanksčiai prisitaiko prie užsakovo poreikių papildomai nepermokant. Patogus kasos ir sandėlio valdymas. Greita komunikacija
UCS, R-keeper – Restoranų rinkoje paplitusi sistema su išplėstomis funkcijomis, dažnai stringančiu aptarnavimu ir itin aukštomis kainomis.
Atsiliepimai: Labai stringa aptarnavimas ir komunikacija.Kainos ir kokybės santykis neatitinka. Sudėtingas sandėlio valdymas.
Greet – Paprasta, bet funkcionali sistema mažesniems verslams, kuriems nebūtina sandėlio programa. Bendroje lentelėje nelyginu, nes tai kitokio tipo sistema. Dauguma naudoja kaip papildomą atsiliepimų, meniu informacijos bei savarankiško atsiskaitymo galimybę prie jau esamų sistemų.
Pirmas žingsnis buvo užklausos siuntimas, kurioje išdėsčiau savo poreikius ir paprašiau pasiūlymo. Kai kurie tiekėjai sureagavo labai greitai, pasiūlė gyvą susitikimą, kuriame pademonstruotų funkcionalumą, kiti pasiūlymą siuntė itin ilgai (iki trijų savaičių), net po to, kai paraginau dėl skubos. Šis etapas buvo svarbus, nes jis parodė, kaip įmonės vykdo savo procesus. Jei šio etapo metu kyla vėlavimų – tai gali būti ženklas, kad ir sistema ateityje gali strigti.
Be to, buvo įmonių, kurios dažnai skambino ir bandė įtikinti, kad mūsų kavinei reikalinga sistema, apimanti visą verslo veiklą, kurių kainos viršijo 10 tūkst. eurų. Man toks agresyvus pardavimų stilius kėlė abejonių, kadangi tai galėjo rodyti mažą įsigilinimą į mūsų specifinius poreikius.
Galiausiai, po detalesnės analizės ir susitikimų su dviem įmonėm– nPoint ir Syrve, aš radau tai, kas tiksliai atitiko mūsų poreikius. Jų funkcionalumas ir pasiūlyti sprendimai patiko, tad dalinuosi su jumis informacija apie šiuos tiekėjus, tikiuosi, kad ji padės jums priimti sprendimą renkantis kasos sistemą savo restoranui ar kavinei.
